Ottimo strumento di gestione merce e finanze, questo sistema assicura di acquistare solo ciò che si è riuscito a vendere.
Il conto deposito fornitore serve per migliorare la gestione della merce e dei pagamenti tra fornitore e cliente finale. Ecco come funziona e quali sono le normative in merito.
Cos’è e come funziona
Indice dei contenuti
Il conto deposito fornitore funziona in modo molto semplice. Intervengono tre figure:
- Fornitore
- Distributore.
- Cliente.
Il fornitore chiede al distributore di tenere in conto deposito della merce che va al cliente. Quando la merce arriva al cliente, questi firma una bolla di accompagnamento. Il distributore provvede quindi a informare il fornitore, facendo una fattura per il pagamento del servizio di distribuzione. Dal canto suo, il fornitore, a quel punto, può emettere fattura al cliente per il pagamento della merce consegnata.
Perché si fa
Si fa perché, in tantissime attività, non si sa se si riesce a vendere tutta la merce ordinata. Per questo, il cliente paga solo quello che è stato effettivamente distribuito. Infatti, finché la merce non viene pagata e viene tenuta in deposito, è di fatto del fornitore, anche se la tiene il distributore.
Il cliente, invece, spesso ha tempo un anno per pagare la merce, oppure rimandarla indietro, in base alle proprie esigenze e senza, naturalmente, danneggiare nessuno. Così, anche il fornitore non si trova con il magazzino pieno di merce “in forse”.
La normativa sul conto deposito fornitore
Ogni passaggio di merci nel sistema di conto deposito fornitore è stabilito dalle leggi DPR n.600/73 (art.14 e successivi) e DPR n.633/72 (art.14 e successivi). In particolare, la legge stabilisce che:
- Quando si riceve la merce, il distributore deve provvedere a catalogarla ed è responsabile di danni alla stessa.
- Se questa si sposta, ci deve stare un documento di trasporto. Il documento deve spiegare: da dove è partita e dove è arrivata la merce, perché è stata spostata, informazioni utili per la tracciabilità (date, numeri progressivi, descrizione e quantità della merce, osservazioni).
Sempre per la normativa vigente (Risoluzione Ministeriale n.542420 del 1973), tutto questo va registrato entro 60 giorni dalla consegna della merce. I distributori, però, non aspettano la scadenza, proprio perché hanno molta merce da gestire.
Pro
Quali sono i vantaggi di un conto deposito fornitore?
- Si acquista solo quello che serve.
- Si vende senza perdite e deterioramento dei prodotti.
- Tutto è rendicontato in diversi passaggi.
Contro
Quali sono, invece, i contro?
- Se si parla di forniture, il cliente ha molto tempo prima di evadere le fatture.
- I costi di distribuzione si dovranno stabilire tramite preventivi e si dovranno fornire tempi certi.
- Tutto deve essere gestito con molta attenzione, per evitare cause legali.
A chi conviene
Conviene a tutte quelle strutture che hanno bisogno di gestire grosse forniture. Si va dai supermercati alle aziende che si occupano di spedizioni. Praticamente, il conto deposito fornitore è la linfa vitale di qualsiasi settore dell’industria.
Chi ha attività che sono aperte solo in un certo periodo dell’anno, per esempio uno stabilimento balneare, può non sapere di quanta merce ha bisogno anno per anno.
Per questo, il conto deposito diventa una soluzione per tutelare i fornitori ed essere certi di avere una merce pronta per la vendita.
Come gestire la contabilità
Per gestire la contabilità quando si ha un conto deposito con i fornitori, si devono sempre guardare le bolle di accompagnamento. Una copia va al distributore, l’altra va al cliente finale. La copia del distributore va poi inviata in copia anche al fornitore.
Quindi, se si ha una bolla di accompagnamento, ci si deve aspettare una fattura in arrivo, che andrà messa alle voce “Uscite”. Così, sarà più semplice smaltire tutte le pratiche.
